Privacy Policy Clients / Suppliers

Geachte klant,

Uw privacy is belangrijk voor ons!

We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

  1. Wie zijn wij?

Uw gegevens worden verwerkt door Mentorprise (MPIP – c.v.b.a.), met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Schaliënhoevedreef 20T, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0549.907.054.

Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres: Herman Dits – Mentorprise – Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen. Of herman.dits@mentorprise.be.

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
  • Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:

  • Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

Mentorprise verwerkt soms publieke gegevens.

Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon behoren hiertoe.

  • Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:

Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening. Ook de gegevens, vermeld op uw Business Card kan worden verwerkt.

  1. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

Naargelang van de situatie heeft Mentorprise bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. De informatie die Mentorprise opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom Mentorprise deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Voor contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met Mentorprise: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van (schrappen wat niet past):

  • Uitwisseling voor het voorstellen van kandidaten in Search & Recruitment opdrachten
  • Opmaken en bezorgen van de periodieke rapportering
  • Uitwisseling m.b.t. het aanbieden van werknemers/zelfstandigen voor bepaalde projecten (Bridge Management / Projectsourcing)
  • (HD) Consulting
  • uitnodigingen en informatie voor opleidingen, evenementen
  • Bezorgen van informatie d.m.v. nieuwsbrieven, kennisgevingen, enz.
  • Facturatie

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

  • Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database, om over Mentorprise en de activiteiten van Mentorprise geïnformeerd te worden.

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

  • Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.
  1. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan andere partijen.

Mentorprise verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam, functie titel, organisatie naam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

  • Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
  • ICT-dienstverleners
  • Databank systeem beheerders (RIS), Direct e-mailing via MailChimp
  • Mentorprise medewerkers ikv RSS, marketing, interne communicatie, coaching & diverse projecten die Mentorprise voor u uitvoert
  • De Overheid indien wettelijk verplicht (bv BTW administratie en FOD Financiën)
  1. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.

Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijv. voor facturen is dit 7 jaar, voor andere gegevens kan dit 10 jaar zijn.

  1. Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?
  • U kunt uw gegevens inkijken

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.

Mentorprise zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …). Enkel algemene gegevens worden verwerkt.

U kunt een kopie krijgen van uw persoonsgegevens zoals wij ze hebben geregistreerd.

  • U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.  Neem hiervoor contact op met Mentorprise, per mail of telefonisch.

  • U kunt uw gegevens laten verwijderen

Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. (Wettelijk verplichte gegevens worden niet verwijderd).

  • U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

  • U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij

Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

U kan ons dit melden per e-mail.

  • U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt. U kan ons dit melden per e-mail.

Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

  • U kunt uw toestemming intrekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. U kan ons dit melden per e-mail. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

 

 

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan per e-mail contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.

Bovendien melden we u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

Bedankt voor uw medewerking, wij zijn graag beschikbaar voor meer informatie.