Privacy Policy Candidates – Mentorprise

Privacy Policy Kandidaten – Mentorprise

Wij vinden jouw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Mentorprise (MPIP – c.v.b.a.) gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle kandidaten. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

  1. Wie contacteren in geval van vragen?

Mentorprise (MPIP – c.v.b.a.), met maatschappelijke zetel te Schaliënhoevedreef 20 T 2800 Mechelen  en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0549.907.054, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Mentorprise (MPIP – c.v.b.a.) verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

U kan steeds een mail sturen aan herman.dits@mentorprise.be

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden door Mentorprise geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verzameld of verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Foto;
  • Algemene informatie zoals: uw adres, uw vorige werkgevers en functies, uw burgerlijke staat, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum en -plaats, uw telefoonnummer, uw mobiel nummer, uw e-mailadres, uw opleiding, uw talenkennis;
  • Resultaten en rapportering over door u ingevulde persoonlijkheidsvragenlijsten en EQ-i vragenlijst;
  1. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Al deze informatie (door ons of door u via onze website geregistreerd in onze databestanden, naar aanleiding van een vacature of open sollicitaite) wordt verzameld met het oog op het aanbieden van een job en met als rechtsgrond het uitvoeren van een sollicitatieprocedure voor één van onze klanten, al dan niet in het kader van een vacature.

Een andere reden van verwerking is het doorlopen en rapporteren van een assessment, op vraag van uw werkgever of potentiële werkgever, waarvan u uiteraard op de hoogte wordt gesteld.

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

Alle informatie wordt verzameld om u als kandidaat nieuwe medewerker bij één aan onze klanten/opdrachtgevers, in een samengesteld kandidaatdossier waarin deze gegevens zijn opgenomen.

  1. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgevingen, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

In het kader van onze core business, Search & Selection,worden uw gegevens bewaard tot 5 jaar nadat u geregistreerd werd in onze database, om u op de hoogte te kunnen houden van voor u interessante vacatures en job opportuniteiten.  Of tot 5 jaar nadat de vacature, waarvoor u solliciteerde, werd ingevuld of afgesloten.

  1. Wat zijn uw rechten als kandidaat?

a) Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d) Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

e) Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

f) Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

g) Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsadministratie:

Herman Dits – Mentorprise (MPIP – c.v.b.a)

Schaliënhoevedreef 20 T – 2800 Mechelen

+32 15 73 08 50 – heman.dits@mentorprise.be

 h) Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

  1. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft een kandidaatdossier dat wordt overhandigd aan onze opdrachtgever/klant op het ogenblik dat Mentorprise u voorstelt voor een functie, of naar aanleiding van een Assessment in opdracht van een opdrachtgever.

Het betreft de volgende gegevens:

  1. Uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, mobiele telefoon, CV gegevens zoals opleiding, vorige werkgevers, talenkennis, hobby’s worden opgenomen in een kandidaatdossier om u voor te stellen als voobereiding op een persoonlijk gesprek met de opdrachtgever;
  2. Indien u een PAPI persoonlijkheidsvragenlijst of EQ-i 2.0 Emotionele Intelligentie vragenlijst online invult, worden volgende gegevens geregistreerd bij de provider van deze vragenlijsten:

PAPI (Cubiks): naam, voornaam, e-mail adres, resultaatgegevens van de vragenlijst (rapport)

EQ-i 2.0 (MHS): naam, voornaam, leeftijd, geslacht, resultaatgegevens van de vragenlijst (rapport)

Voor beide bedrijven geldt dat deze gegevens (anoniem) worden gebruikt voor de normering van de resultaten, de gegevens worden door hen niet verwerkt of gebruikt.

Mentorrprise gebruit de rappotering/resultaten om eveneens te verwerken in een kandidaatsdossier en/of assessment rapport.

Bovenstaande derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze bovenstaande organisaties verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

U kan hun privacyverklaringen daarover bij ons opvragen, indien u wenst.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

  1. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de  toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

  1. Technische maatregelen
    • Gebruik van virusscans, firewalls, ….
    • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
    • Geen onbeveiligde harde schijven
    • Versleutelde e-mails
    • Toegangsbeveiliging tot gegevens
    • Encryptie van gegevens
    • Geen onbeveiligde back-ups
    • Werken op beveiligde harde schijven
    • Beveiligde communicatielijnen (VPN)
  1. Organisatorische maatregelen
    • Welbepaalde personen hebben toegang tot bepaalde gegevens
    • Procedure voor incidentenbeheer
    • Policy naar werknemers & medewerkers en zelfstandige consultants
    • Opleiding voor werknemers & medewerkers en zelfstandige consultants
    • Vertrouwelijkheidsclausules

Verder kan u ook kennis nemen van onze algemene ‘Privacy statement’.